一 系统总体介绍
　　E-Expense解决方案是一个基于Intranet的费用支付管理应用程序，使用这套系统雇员可以在一天的任何时间、从任何位置提交费用报销报告。这个应用程序可以代替基于纸张的报告系统，而基于纸张的报告系统管理、支持费用昂贵，并且偿付雇员费用的速度很慢。与此形成鲜明对比的是，本系统加快了支付的速度，这样雇员支付平均只需2-3天，而使用手工处理的等待时间甚至会长达几周。利用前端的客户应用程序，雇员可以根据他们的时间安排，在线或脱线完成支出报表。此外，由于本系统是一个集中式的应用程序，与以前有许多种纸张的支出表格相比，管理和提供最新的信息变得更容易了。由于本系统与企业ERP的财务模块相连接， 应付款（Accounts Payable）部门不再需要进行手工输入了，这样既节省了时间，又减少了输入错误的就会。
　　
　　使用本系统可以极大地改进了客户公司的支出报告职能，节省了公司大量的金钱和工作时间，而同时消除了在处理纸张表格时出现的错误。并且，提高了雇员对支出偿付过程的满意程度。雇员在几天，而不是几周内就可被偿付，他们可以在任何希望的时间和地方完成他们的支出报告。

　　二 系统的业务价值
　　整体目标
　　1) 实现电子化借款、报销及支付（银行汇款单，现金及划入银行帐号）工作流程，提高财务及公司相关审批环节工作效率；
　　2) 费用管理透明化：部门负责人，成本中心负责人，财务控制经理，财务核销接口人员等可对费用情况进行实时审批管理和处理控制。
　　3) 统一公司现金工作流管理标准，规范财务控制流程，避免现金出口分散化，以更好地控制预算和费用支出情况。
　　4) 确实解决公司员工借款和报销慢的实际情况，特别是出差或长期驻外员工。
　　5) 将电子化报销及支付系统与公司财务系统ERP进行应用集成。
　　6) 与电子银行的集成（e-Banking）。
　　7) 报告功能：如现金流预估及己支付情况。

　　三 系统架构
　　系统的逻辑架构分为以工作流系统为基础的前端，以及费用分析、ERP系统、项目管理系统和支付处理系统构成的后台系统。完整的逻辑结构如下图所示：


　　四 系统功能

　　电子支付系统完整的功能组包括:

• 面向公司员工的报销支付功能组
• 与预算控制集成的支付管理功能组
• 与ERP和ebanking集成的后台接口功能组
• 费用分析和财务管理功能组

　　报销支付功能平台,具体功能包括：

　　1) 借款管理流程
　　　包含对个人差旅及特殊借款的审批流程，以及对借款情况的跟踪提示功能。
　　2) 报销管理流程（包括离线填写申请）
　　a) 报销单据填写 / 查询功能
　　b) 报务审批流程以及跟踪功能
　　c) 自动清款 / 还款功能
　　d) 支付申请 / 审批功能
　　3) 银行汇款单管理
　　
　　支付管理功能组

　　1) 支付清单
　　对于所有需要支付或预支的申请根据希望支付时间先做统计归并后列出清单，包括申请人，金额等。供出纳处理并提醒用户作支付。

　　2）支付凭证打印
　　在财务支付现金时，提供打印支付凭证，并由收款人签收。

　　 3）支付登记
　　登记实际支付的时间，并发送确认通知。

　　4）支付查询
　　根据各种查询条件（如支付时间，支付状态）查询出相应的支付记录。

　　5）备用金管理
　　能够实时追踪与管理备用金的使用情况，准确的反应和统计公司Cash流的情况，加强现金出入的管理。

　　与ERP和ebanking集成的后台接口功能组,具体功能包括：

　　1) 系统支付的交易数据及类别信息与SAP R/3系统财务模块接口。当一份支付申请的支付交易完成后，系统自动生成符合SAP要求的凭证记录。财务人员在一定的时间，选择要导入SAP系统的支付批次，系统根据批号自动生成规定格式的接口文件,系统将支付记录输出至财务后台的SAP系统中。

　　 2) 银行支付的数据与商业银行提供的电子银行系统接口。系统将银行支付记录输出至银行指定数据格式的文档。

　　 3) 条形码自动打印及阅读功能, 财务人员在进行单据签收和支付，以及部门经理在进行单据审批时，只要简单地用条形码阅读机扫描单据上的条形码，就可以自动提示目标单据，帮助他们很容易地完成相关的工作。

　　 4) 与工程项目费用管理接口，将所有工程基本信息定期导入，工程号，销售合同号，合同金额等。工程项目中预算和正在执行中预算信息。

　　费用分析和财务管理功能组,具体功能包括：

　　1) 生成现金流量的预估和统计报表，实现对现金流量的分析与控制，按类别/财务科目供财务作现金流量分析：

　　a) 列出系统中待支付的报销单，根据期望支付时间按类别合并生成支付现金流量预估报表；
　　b) 将系统中已支付的申请按类别统计合并生成现金流量分析报表。

　　2) 根据员工提交过的预申请数据，和相关的供应商支付数据生成项目花费跟踪报表(Project Expense Tracking Report)。
　　
　　3) 扩展功能: 财务人员可以使用数据分析工具，对系统中的数据按不同的维度和主题作分析。可在此基础之上生成常用数据的分析报表。

      慧广科技作为PDM方案咨询和系统实施的服务商， 始终以客户成功应用PDM系统为我们服务成功的标准，为企业达成业务目标竭尽全力。PDM作为企业的技术信息集成平台，与管理信息集成平台ERP系统一起，共同构成了当今制造型企业的两大信息化主干。随着“产品至上”等加强核心竞争力内在需求的深化，PDM这种使能工具必将发挥巨大的作用。

      一个完整的企业PDM解决方案是由PDM思想体系、PDM软件框架和实施方法论三者协同作用，即软件框架+理念+实施方法=完整的PDM解决方案。其中，思想体系是指导，软件框架是基础，实施方法是关键，三者相互联系，紧密结合，形成完整的PDM解决方案。PDM的成功实施必须要有正确的方法论，否则就会出现事倍功半，乃至毫无成效的结果。因此具备一套完整的PDM系统实施方法学，对保证实施实施的成功率尤为重要。得益于我们多年对制造业的服务经验和经营实践 ，尤其是我们的合作伙伴IBM、达索的全面支持，形成了一套完整的、科学的实施方法论。

      PDM项目的实施涉及到与企业产品有关的所有数据、过程和资源（知识），是企业产品信息管理的核心系统，也是企业集成的开发平台，它应该覆盖从产品的概念设计直至产品退出市场的整个生命周期的信息管理。一个典型的产品生命周期可以描述为：

      市场需求 → 开发策略/方案确定 →概念设计 →详细设计 →样机试制 →测试验证 →产品发布 →生产制造 … ECO →产品维护 →退出市场

      可见，PDM的实施是一个较为复杂且具有周期性的过程。因此，PDM的实施可能会改变企业的传统管理模式和企业管理规范甚至是不同部门的利益，这就需要企业方方面面的支持和配合。

      PDM系统的实施是一项大的系统工程，由于相对耗资较大，历时相当长，并且涉及到管理方式的变革，因而必须有主要领导亲自抓。为达到企业实施PDM系统的业务目标， PDM系统需要全面的和长期的规划，其中包括确定企业目标、达到目标的方式、PDM系统的目标、系统主要结构、工程项目和可行性分析等。

      系统规划完成后，要根据规划的要求组织系统的实施。系统的实施要经历四个阶段：系统分析、系统设计、系统实现和系统评价。这是一个生命周期，它将周而复始地进行，每一个周期的开始都是基于以前成功的实践。一个标准的系统完成以后要不断进行评价，积累经验，然后进行扩展。

      PDM实施过程是以“企业产品开发流程”为核心的螺旋式迭代实施过程，是一个有机、动态的实施过程。

      慧广科技作为IBM的PLM系统合作服务商，结合自身大量IT项目的服务经验，建议PDM的实施应注重以下几个方面：

• 实施中注重企业目标，不要被技术细节所淹没。
• 强调实施方法论，制定可行有效的实施策略。
• 重视实施队伍的组建，选择技术力量雄厚，经验丰富的合作伙伴，而不仅仅是一个软件供应商。
• 制定PDM实施的长远规划，而不是只作一次性的投资。
• 了解目前已有的生产流程，并考虑如何进行优化，充分重视产品数据的标准化和流程的规范化。

      同时，在实施时我们将与用户一起，紧紧围绕企业业务目标的实现来开展工作。

      为保证整个PDM实施过程的流畅、完整，实际运用中可将PDM实施的各阶段进一步划分为不同任务或活动，对整个PDM实施过程中的各活动在进行工作量估算后，按照重要程度和子任务的依存关系，进行任务的分解、编排，从中找出最快实施途径并进行工作时间安排和人员任务分配。整个PDM实施过程的各阶段构造如下图所示：